Empfehlungen für die erste Aufsichtsratssitzung Einige Dos und Don'ts sind auch spiegelbildlich zu sehen: Dos: Vertiefte Vorbereitung: 1. Markt- und Unternehmensrecherche Vor der ersten Sitzung ist es essenziell, sich ein umfassendes Bild vom Unternehmen und dem entsprechenden Markt zu machen. Nutzen Sie alle verfügbaren Quellen – von Geschäftsberichten über Branchennews bis hin zu Produktkatalogen und Pressemitteilungen. Versuchen Sie, ein Gefühl für die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken des Unternehmens im Wettbewerbsumfeld zu entwickeln. Ein besonderes Augenmerk sollte dabei auch auf soziale Verantwortung und Unternehmenskultur gelegt werden, da diese Aspekte zunehmend an Bedeutung gewinnen. 2. Stakeholder- und Personalforschung Ein erfolgreiches Aufsichtsratsmitglied versteht es, die Bedürfnisse und Erwartungen der unterschiedlichen Interessengruppen zu berücksichtigen. Nehmen Sie sich Zeit, um mehr über die Personen zu erfahren, mit denen Sie zusammenarbeiten werden. Das umfasst sowohl die Mitglieder des Aufsichtsrates als auch die des Vorstandes und weitere Schlüsselpersonen im Unternehmen. Informationen über berufliche Werdegänge, veröffentlichte Artikel und persönliche Interessen können Ihnen helfen, einen besseren Zugang zu Ihren neuen Kollegen zu finden. 3. Onboarding-Phase abschließen Klären Sie alle offenen Fragen zur Gremienkultur und den formalen Abläufen. Dazu gehört auch die Klärung praktischer Details wie Dresscode, Umgangsformen und die Nutzung von Kommunikationstools. Ein gut strukturiertes Onboarding hilft nicht nur bei der Einarbeitung, sondern legt auch den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. 4. Gründliche Vorbereitung der Sitzungsunterlagen Die im Vorfeld der Sitzung bereitgestellten Dokumente bieten eine wichtige Grundlage für die Diskussionen und Entscheidungen im Aufsichtsrat. Zeigen Sie Ihr Engagement, indem Sie diese Unterlagen sorgfältig durchgehen und sich aktiv in die Diskussion einbringen. Das demonstriert nicht nur Ihre Professionalität, sondern erleichtert auch die gemeinsame Entscheidungsfindung. 5. Persönliche Vorstellung planen Auch wenn Sie möglicherweise bereits eine Einführung in kleinerem Rahmen hatten, ist die erste Gremiensitzung eine wichtige Gelegenheit, sich dem gesamten Gremium vorzustellen. Bereiten Sie eine kurze und prägnante Vorstellung Ihrer Person und Ihrer beruflichen Erfahrung vor, die zeigt, wie Sie zur Arbeit des Gremiums beitragen können. Don'ts: Vermeidenswertes Verhalten: 1. Ungewollte Kontaktaufnahme vermeiden Direkte Kontakte zu Teammitgliedern oder der Unternehmensführung sollten wohlüberlegt und nicht ohne vorherige Absprache erfolgen. 2. Diskretion wahren Gehen Sie sorgfältig mit Informationen um und vermeiden Sie es, vertrauliche Daten oder Gespräche unbeabsichtigt offenzulegen. Seien Sie sich der Wichtigkeit von Diskretion und der Wahrung von Vertraulichkeit bewusst. 3. Zurückhaltend agieren Vermeiden Sie es, direkt bei Ihrer ersten Sitzung umfassende Änderungen vorzuschlagen oder zu dominant aufzutreten. Es ist wichtig, zunächst ein tieferes Verständnis für die Unternehmenskultur zu entwickeln. 4. Demut zeigen Widerstehen Sie der Versuchung, sich durch das Nennen prominenter Namen oder das Zur-Schau-Stellen Ihrer Erfolge zu profilieren. Authentizität und Bescheidenheit sind Schlüsseleigenschaften, die Vertrauen und Respekt innerhalb des Gremiums fördern. Eine konstruktive und demütige Herangehensweise erleichtert die Integration in das Team und unterstützt eine effektive Zusammenarbeit. 5. Angemessenes Auftreten Ihre äußere Erscheinung und Pünktlichkeit sind Ausdruck Ihrer Professionalität und Ihres Respekts gegenüber den anderen Mitgliedern des Aufsichtsrats. Vermeiden Sie es insbesondere, zu informell gekleidet zu sein oder in einer Weise aufzutreten, die als respektlos wahrgenommen werden könnte. Fazit und Reflexion nach der ersten Sitzung: Nach Ihrer ersten Aufsichtsratssitzung ist es ratsam, sich Zeit für eine Reflexion zu nehmen. Bewerten Sie, was gut gelaufen ist und wo möglicherweise Verbesserungsbedarf besteht. Suchen Sie das Gespräch mit dem Vorsitzenden oder erfahrenen Gremiumsmitgliedern, um konstruktives Feedback zu Ihrer Rolle und Ihrem Beitrag zu erhalten. Dies zeigt nicht nur Ihre Bereitschaft, sich einzubringen und zu lernen, sondern hilft Ihnen auch, Ihre Rolle innerhalb des Gremiums weiter zu schärfen. Langfristige Perspektiven: Betrachten Sie Ihre Mitgliedschaft im Aufsichtsrat als eine Möglichkeit, kontinuierlich zu lernen und zur Entwicklung des Unternehmens beizutragen. Offenheit für neue Ideen, die Bereitschaft zur Weiterentwicklung und ein proaktiver Beitrag zu strategischen Diskussionen sind wesentliche Bestandteile Ihrer Rolle. Behalten Sie stets das übergeordnete Ziel im Blick: Mit Ihrer Expertise und Ihrem Engagement einen wertvollen Beitrag zum Erfolg und zur nachhaltigen Entwicklung des Unternehmens zu leisten. Abschließend erinnern wir uns an die Worte eines erfahrenen Mentors: “Wenn Sie neu in eine Gemeinschaft kommen, nehmen Sie sich erst Zeit zum Beobachten, bevor Sie beginnen, Veränderungen vorzunehmen. Dieser Rat gilt auch für die Arbeit im Aufsichtsrat. Nehmen Sie sich die Zeit, die Dynamiken und Prozesse innerhalb des Gremiums und des Unternehmens zu verstehen, bevor Sie vorschlagen, den Status quo zu verändern. Mit dieser Herangehensweise positionieren Sie sich als wertvolles und respektiertes Mitglied des Aufsichtsrates, das zum Wohl des Unternehmens und aller seiner Stakeholder beiträgt. Visionary Lunch für Aufsichtsräte und Beiräte, Stuttgart am 10. April 2024
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